De mogelijkheden van Big Data en de kracht van Business Intelligence zijn vrijwel onbegrensd. Mits je die grote hoeveelheid bedrijfsinformatie in juiste banen weet te leiden en voor je organisatie en toekomstdoelen laat werken. Bilfinger Industrial Services realiseerde zich dat zij een schat aan informatie bezitten en daarmee grote stappen voorwaarts konden zetten. Maar hoe? Bij Biyond wisten we de oplossing.
Weet je wat je als organisatie met Big Data kunt, dan openen zich nieuwe kansen en mogelijkheden. Maar hoe organiseer je een dergelijk groot datavolume, met name wanneer deze in structuur, vorm en aanlevering bijzonder gevarieerd en divers is? Dit was één van de uitdagingen waar Bilfinger voor stond toen de internationale dienstverlener in onder meer steigerbouw en isolatie contact zocht met Biyond.
“Bilfinger faciliteert periodiek groot onderhoud ten aanzien van steigerbouw, isolatie en conservering bij (petro)chemische bedrijven in bijvoorbeeld de Rotterdamse en Antwerpse regio”, vertelt Steven van Oeveren, manager Finance bij Bilfinger Nederland en België. “We hebben een groot aantal medewerkers en uitzonderlijk veel materieel. Dat gaat gepaard met veel coördinatie, registratie en dus data.” Volgens Van Oeveren zat de uitdaging op dat moment in de veelheid programma’s en systemen – zoals Navision, JetReports en Excel – die samen de input leverden voor de dagelijkse en periodieke reporting. Kiezen voor een gestructureerd datawarehouse zou een groot voordeel opleveren in tijd en stabiliteit. Bovendien kreeg Bilfinger hiermee de mogelijkheid om al die verschillende informatie op een heldere manier te combineren, structureren en beheren.
“Het hele datawarehousing-traject hebben we van begin tot eind gezamenlijk opgepakt”, vervolgt Van Oeveren. “Dat is een werkwijze waar Biyond bewust op aanstuurt, volgens ons een heel logische. Wij weten immers precies wat de behoefte is binnen onze organisatie, welke output we willen zien en wat het best aansluit op onze bedrijfsprocessen. We wilden datgene wat we hadden in een ander jasje hebben, tegelijk moest de reporting er voor de gebruikers (management, operations, projectleiders en controllers) hetzelfde uitzien.”
De afronding van het datawarehouse-traject betekende het einde van fase één en tegelijk de aanzet voor een volgende stap. Van Oeveren en zijn collega’s zagen in het nieuwe datawarehouse een gestructureerde, rijke bron aan stuurinformatie en stelden de vraag ‘wat kunnen we nog meer met de data en de nieuwe informatiestructuur?’ Zo was het nu onder meer mogelijk om de frequentie van reporting te verhogen van maandelijks naar actueel. Hiermee ontstond meer en continu inzicht. Van Oeveren en zijn collega’s kregen hiermee handvatten om beter te sturen en bij te sturen.
De front-end tools helpen de eindgebruikers enorm bij het nemen van betere beslissingen op basis van data. Alles wordt transparanter
“Sinds het afgelopen half jaar werken we samen aan de bouw van dashboards en brengen we verschillende databronnen bij elkaar”, vertelt Van Oeveren. “Daarmee kunnen we nog sneller analyses doen. Juist door te visualiseren spreekt data meer tot de verbeelding, de informatie gaat leven en wordt aantrekkelijk. De front-end tools helpen de eindgebruikers enorm bij het nemen van betere beslissingen op basis van data. Alles wordt transparanter. De ontwikkeling van de dashboards is een actueel maatwerktraject dat ons helpt onze bedrijfsinformatie op een steeds toegankelijkere manier te analyseren en interpreteren.”
Dat laatste kan alleen ontstaan door naadloze samenwerking, aldus Van Oeveren. “Biyond heeft een uitgesproken visie op samenwerken. Daarin speelt een sterke betrokkenheid een grote rol. Vanaf dag één staat consultant Erwin van Schilt midden in onze organisatie. Hij kent onze organisatie, processen én behoeften. Zo weet hij continu de juiste accenten te leggen.”
Het datawarehouse en de dashboards maken het voor Bilfinger mogelijk om gefundeerde en daarmee betere beslissingen te nemen. Dat heeft óók financieel gezien gunstige effecten. “Ik denk dat voor ons de financiële meerwaarde in een aantal facetten zit”, vertelt Van Oeveren. “Allereerst werden c.q. worden nu een aantal beslissingen genomen op basis van inschattingen. Door middel van Big Data kunnen we deze inschattingen statistisch onderbouwen en zijn we in staat om sneller te reageren op ontwikkelingen. Denk hierbij onder meer aan het extrapoleren van kerngetallen waardoor we meer inzicht krijgen in toekomstige resultaten en investeringsbeslissingen.”
Hoe beter je databeheer en datakwaliteit is, hoe beter je in staat bent om beslissingen te nemen voor de toekomst
De nieuwe kijk op data en de samenwerking met Biyond brengen Van Oeveren nóg een inzicht: dankzij het gestructureerde databeheer is ook forecasting nu een kansrijke optie voor de organisatie. “Wij werken al jaren met een twaalf weken planning waarmee we een prognose maken van de omzet voor de komende drie maanden”, licht Van Oeveren toe. “Daarbij houden we rekening met de inzet van fte’s, het seizoensgebonden karakter van bepaalde projecten et cetera.
We werken nu samen met Biyond aan de ontwikkeling van een model op basis van informatie uit het verleden, statistieken en trendanalyses. Het is onderbouwt met de wiskundige kennis van de mensen van Biyond. We denken met dit model een nieuwe methode te hebben voor onze twaalf weken planning. Forecasting middels data dus, of eigenlijk: van terugkijken naar vooruitkijken.”
Bilfinger Industrial Services is de industriële benchmark voor projecten en onderhoudswerkzaamheden aan industriële assets. Met meer dan 2.400 medewerkers draagt de multinational bij aan de veiligheid en beschikbaarheid van deze assets voor opdrachtgevers in België en Nederland. Vanuit negen vestigingen zetten zij hun dienstverlening in vanuit de disciplines isolatie, steigerbouw, rope access, conservering, tracing, asbestverwijdering, vuurbescherming en lawaaibeheersing.
Het bedrijf maakt onderdeel uit van het Duitse beursgenoteerde bouw- en industrieconcern Bilfinger SE en de internationale Bilfinger Groep.
