"Een feilloos consolidatieproces voor Gulf Agency Company"

9 februari 2016 16:36

Van Excel naar Prophix naar helder inzicht.

Hans Zwerus is verantwoordelijk voor het maandelijkse consolidatieproces, een proces dat essentieel is voor de bedrijfsvoering binnen Gulf Agency Group (GAC).

Eerder werd Microsoft Excel gebruikt voor de financiële consolidatie. Hierover vertelt Zwerus: “Bij GAC werd met Excel-bestanden gewerkt om het consolidatie-proces mogelijk te maken. Om P&L accounts na te kijken, werden er links gemaakt in Excel en tussen Excels. Dit soort handelingen kostte behoorlijk wat inspanning en tijd. Ik wilde deze situatie veranderen en ben daarom op zoek gegaan naar een oplossing in de vorm van  een gebruiksvriendelijke tool die consolideren gemakkelijker en betrouwbaarder maakt. Je kunt dan veel meer doen met je data”.

Voor GAC stond vooral centraal dat de complexe processen en data zouden worden omgezet naar een toegankelijke en universele omgeving. “Dat is een duidelijke professionaliseringsslag”, aldus Zwerus. GAC heeft uiteindelijk Prophix gekozen om deze slag te maken. 

"Ik heb nu een centrale database met snelle analyse mogelijkheden waardoor mijn 30 Excelsheets overbodig zijn."

De beperkingen van Excel

Vrijwel alle financials maken dagelijks gebruik van Excel. De oplossing wordt regelmatig ingezet bij consolidaties. Bij GAC was dit niet anders. “Excel is een mooie tool waar je tot op zekere hoogte mee uit de voeten kunt, maar er zijn ook zeker beperkingen. Doordat Excel gemakkelijk te bewerken is, kan het zijn dat de data-integriteit in het geding komt. Daarnaast loop je het risico dat er veel sheets met links ontstaan waardoor de complexiteit toeneemt en dus de betrouwbaarheid minder wordt“. Over de betrouwbaarheid vertelt Zwerus verder: “Doordat we met meerdere sheets moeten werken, komt het wel eens voor dat niet alles goed wordt ingevoerd of overgenomen. Hierdoor kun je wel stellen dat Excel in zo’n geval nogal foutgevoelig is”. 

Werken met Biyond

Biyond ging aan de slag om Prophix bij GAC te introduceren. “De installatie van de Prophix-server was vrij snel geregeld. Ons consolidatieproces verliep, nadat alles ingericht was, eigenlijk al vrij snel vlekkeloos”. Over Biyond vertelt Hans: ”De consultants van Biyond zijn heel kundig. Ik vind dat ze niet alleen goed zijn in hun vak maar ook dat ze klantvriendelijk zijn. Een plezier om mee te werken!” 

Resultaat en oordeel

Na de implementatie geeft Hans Zwerus zijn eindoordeel: “Prophix stelt ons vandaag de dag in staat om betrouwbare beslissingen te nemen. Ik heb nu namelijk een goede database met snelle analysemogelijkheden waardoor ik niet meer afhankelijk ben van tal van Excel sheets. Alle gegevens zijn vanaf nu beschikbaar in één omgeving. Dit zorgt er niet alleen voor dat ik sneller kan analyseren maar ook dat ik zeker weet dat de data betrouwbaar is. Dat is voor mij de grootste winst.” 

Terug