"Implementatie van ERP: werken aan een bewegend doel bij Theo Pouw"

13 juni 2019 14:46

Je weet wat je hebt en je weet niet wat je krijgt. Dat geldt zeker voor het maken van de overstap naar een compleet nieuw ERP-systeem. 

“Na 17 jaar trouwe dienst was het noodzakelijk voor ons om van Microsoft Navision over te stappen naar een nieuw ERP-systeem. We wilden nieuwe feiten en dimensies toevoegen aan onze BI-kubus en het analysestuk beter inrichten. Daarnaast wilden we meer inzicht krijgen in voorspellende waarden. Het is voor ons heel belangrijk om bijvoorbeeld goed te monitoren of de kosten en baten van ons materiaal in evenwicht zijn,” aldus Erik Vuijk, IT-Manager van de Theo Pouw Groep en tevens programmamanager van het ERP-project.   

Een gefaseerde aanpak van analyse tot implementatie

Het ERP-project is gestart in september 2017. Het nieuwe systeem werd gemodelleerd op basis van een uitvoerige analysefase die daaraan voorafging. Bedrijfsprocessen werden geoptimaliseerd en beschikbare data werd uit de oude systemen aangevoerd naar de nieuwe omgeving. “Onze vestiging in Weert ging in juli 2018 als eerste live en in augustus 2018 rolde de eerste rapportage uit het datawarehouse. De vestigingen in Eemshaven en Utrecht (red: inclusief de vestigingen van dochteronderneming CTU) volgden daarna. In december 2018 was het volledige BI-stuk onder controle en was iedereen overgestapt op het nieuwe systeem.”

 “Je kunt niet prat gaan op jarenlange ervaring”  

Mensen maken projecten en zijn de sleutel tot verandering. En ja, mensen zijn gewoontedieren. Een nieuw ERP-systeem vraagt om het aanleren van nieuw gedrag én data moet vertaald worden van het oude naar het nieuwe systeem. Ofwel, impact voor medewerkers, zowel in voorbereiding als in uitvoering. “Changemanagement was daarom een cruciaal onderdeel in het project,” benadrukt Erik.

Hij vult aan: “Je ERP is nog niet live. Je denkt vooraf zorgvuldig uit hoe het eruit gaat zien, maar je werkt aan een bewegend doel. Je kunt niet prat gaan op jarenlange ervaring. Je hebt de juiste mensen nodig die in staat zijn om de onderlinge relaties tussen gegevens te duiden. Je hebt nog geen productiedata, je doet alles in de testomgeving. Een ERP ontwikkelen vraagt om doorzetten en alles stuk voor stuk valideren voordat je verder gaat. Het is een leerproces dat nooit foutloos gaat. Het testtraject vraagt daarom veel aandacht.” 
 _H0A0425.jpg

Pijnpunten aanpakken én kwaliteit en veiligheid borgen

Over de samenwerking met Biyond is Erik te spreken. “We kenden Biyond al van eerdere samenwerkingen. Het vertrouwen was er dus al. Het project was vanaf analysefase tot en met implementatiefase goed doordacht. Zowel technisch, als functioneel werd de omgeving structureel en bovenal pragmatisch opgezet. Pijnpunten in ons datawarehouse werden aangepakt. De consultant van Biyond kon meepraten over het bedrijfsproces, was enthousiast en had inlevingsvermogen. Hij wilde écht snappen wat er gebeurde. Al met al was de complete BI-infrastructuur goed op orde. We hebben nu twee aparte omgevingen; voor zowel testen als productie. Natuurlijk klinkt dat logisch, echter voorheen werd er nog weleens getest in de productieomgeving. Dat gebeurt nu niet meer. Kwaliteit en veiligheid zijn nu geborgd.” 

“We willen de stap zetten naar BI-volwassenheid”  

Op dit moment zit de Theo Pouw Groep in de consolidatiefase van het project. De gebruikers zijn tevreden en bouwen op dit moment volop aan de financiële rapportages. Dat zijn met name onze controllers. “We hebben net iemand aangenomen die een BI-competentie gaat opzetten voor ons. We gaan meer werken aan de interpretatie en analyse van data. We willen zaken voorspellen aan de hand van gegevens. Daarnaast willen we direct ingrijpen als dat nodig is en niet achteraf. We willen de stap maken naar BI-volwassenheid. En Biyond? Die maakt ons daarbij wegwijs,” zegt Erik tot slot. 

Over Theo Pouw Groep

Oprichter Theo Pouw begon zijn bedrijf in 1981 met vijf vrachtwagens. Het familiebedrijf is nu uitgegroeid tot een one stop shop met producten en diensten voor de bouw. Van primaire en secundaire bouwstoffen tot containertransport, van verhuur van kranen tot sloopwerkzaamheden en van grondwerken tot grondreiniging.
De Theo Pouw Groep telt 522 medewerkers en heeft onder andere vestigingen in: Utrecht (hoofdkantoor), Eemshaven, Lelystad, Weert, Akkrum, Velsen-Noord, Almere en Groningen.

Terug